Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad

• Razón social: INNCREA SAS (sociedad por acciones simplificada)
• NIT: 902.058.935-3
• Domicilio: Calle 10 No. 6-37, Cota, Cundinamarca, Colombia
• Correo para asuntos de privacidad: hola@inncrea.co
• Teléfono: +57 300 558 6516
• Sitio web: www.inncrea.co

InnCrea trata datos personales en dos calidades distintas:

• Como Responsable, respecto de los datos de sus clientes, prospectos, proveedores y visitantes del sitio web (por ejemplo, datos de contacto, contractuales y de facturación).
• Como Encargado, respecto de los datos que cada empresa cliente trata a través de InnChat: los de sus propios contactos (usuarios finales que escriben por WhatsApp u otros canales) y los de los agentes y administradores que la empresa da de alta en su espacio de trabajo. En esos casos la empresa cliente es la Responsable y InnCrea actúa siguiendo sus instrucciones y el contrato de prestación de servicios.

Clientes y prospectos: nombres, documento o NIT, correo electrónico, teléfono, dirección cuando se requiere para facturar, razón social, plan contratado, historial de facturas y pagos y, cuando se contrata InnPay, los datos necesarios para el débito automático.

Datos tratados en InnChat por cuenta del cliente: número y nombre de perfil de WhatsApp de los contactos, contenido de los mensajes (texto, audio, imagen, video y documentos), metadatos de las conversaciones (fecha, hora, estado de entrega y lectura), etiquetas, notas internas, atributos y asignaciones, y los datos que provengan de integraciones autorizadas por el cliente.

Navegación y uso: dirección IP, tipo de navegador y sistema operativo, fechas de acceso y registros técnicos (logs) de nuestras plataformas.

Datos sensibles: InnCrea no los solicita como parte de su operación. Si un cliente trata datos sensibles de sus contactos (por ejemplo, de salud) a través de InnChat, ese cliente es el Responsable de dichos datos e InnCrea actúa como Encargado con medidas de seguridad reforzadas.

La aplicación InnChat es una herramienta de trabajo para los agentes y administradores de las empresas que contratan InnChat. No permite crear cuentas: las cuentas las crea el administrador del espacio de trabajo de cada empresa, y el usuario inicia sesión con ellas indicando la dirección de su espacio de trabajo.

La aplicación trata únicamente los siguientes datos:

• Nombre, correo electrónico e identificadores de la cuenta del usuario.
• Nombres, números de teléfono y demás datos de los contactos de la empresa que el agente consulta o edita al atender conversaciones.
• Mensajes de las conversaciones que el usuario atiende.
• Fotos y videos, solo cuando el usuario decide adjuntarlos a un mensaje.
• Grabaciones de voz, solo cuando el usuario graba una nota de voz.
• Archivos y documentos que el usuario adjunta o descarga.
• Identificadores del dispositivo necesarios para las notificaciones push (el token de Firebase Cloud Messaging y un identificador del dispositivo).

Estos datos se usan solo para el funcionamiento de la aplicación y la gestión de la cuenta. Viajan cifrados (HTTPS/TLS) entre el teléfono y el espacio de trabajo InnChat de la empresa, alojado por InnCrea en Amazon Web Services. Las notificaciones se entregan a través de Google Firebase Cloud Messaging y, en iOS, de Apple Push Notification service.

Permisos: cámara (para tomar fotos o videos que se adjuntan), micrófono (para notas de voz) y notificaciones (avisos de mensajes nuevos). Para elegir fotos se usa el selector del sistema, por lo que la aplicación no pide acceso a toda la galería ni al almacenamiento. No accede a la ubicación del dispositivo ni a sus contactos.

Lo que la aplicación no hace: no muestra publicidad, no usa el identificador de publicidad, no vende datos ni los comparte con terceros para fines propios de ellos, y no incluye herramientas de analítica o seguimiento de terceros.

Al cerrar sesión, la aplicación borra del teléfono los datos de la sesión, anula el token de notificaciones y da de baja el dispositivo en el servidor. Si el usuario conecta la aplicación a un espacio de trabajo que no opera InnCrea, el tratamiento de esos datos se rige por la política de quien lo opere.

• Prestar, operar y dar soporte a InnChat, InnPay, hospedaje y desarrollos a medida.
• Gestionar la relación con el cliente: contratación, facturación, cobro y soporte.
• Emitir facturas electrónicas y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Enviar comunicaciones transaccionales y administrativas del servicio.
• Enviar comunicaciones comerciales, solo con autorización previa.
• Prevenir fraude, abuso de la plataforma y usos contrarios a la ley.
• Mejorar el servicio y corregir errores con información agregada o anonimizada.
• Atender requerimientos de autoridades competentes.

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted puede:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

Escriba a hola@inncrea.co indicando su nombre completo, el derecho que desea ejercer (consulta, actualización, rectificación, supresión o revocatoria), un medio de contacto para la respuesta y, cuando aplique, los documentos que soporten la solicitud. Podemos pedir información adicional para verificar su identidad.

Respondemos las consultas en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles, contados desde el día siguiente a su recepción (artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012). Si no es posible responder en ese plazo, le informaremos el motivo y la nueva fecha, dentro de los términos que permite la ley.

Cuando la solicitud se refiere a datos que tratamos como Encargado, la trasladamos a la empresa cliente Responsable y le apoyamos para que la atienda.

Cuenta de usuario de InnChat (web y aplicación móvil). Puede solicitar la eliminación de su cuenta de cualquiera de estas dos formas:

1. Pídala al administrador del espacio de trabajo InnChat de su empresa, quien puede eliminar su usuario desde la configuración de agentes.
2. Escriba a hola@inncrea.co desde el correo de su cuenta, con el asunto "Eliminar cuenta InnChat", indicando la dirección de su espacio de trabajo. Verificaremos su identidad, informaremos a la empresa Responsable y le confirmaremos la eliminación en un máximo de quince (15) días hábiles.

Qué se elimina: su perfil (nombre, correo e imagen), sus sesiones y credenciales de acceso, los dispositivos registrados para notificaciones y sus preferencias.

Qué se conserva: los mensajes que usted envió en las conversaciones de la empresa forman parte del historial de atención de esa empresa, que es su Responsable, y se conservan según lo que ella determine. Los datos que la ley nos obliga a guardar (por ejemplo, contables y tributarios) se conservan durante el plazo legal y luego se eliminan.

Contactos que escriben a una empresa por WhatsApp u otros canales. Esos datos pertenecen a la empresa con la que usted conversó. Diríjase a ella; si prefiere, escríbanos a hola@inncrea.co y trasladaremos su solicitud.

Compartimos datos con los siguientes proveedores, dentro o fuera de Colombia, solo en la medida necesaria para prestar el servicio o cumplir la ley, y exigimos a cada uno estándares de protección equivalentes a los colombianos:

• Amazon Web Services, Inc.: infraestructura en la nube (Estados Unidos).
• Meta Platforms, Inc.: WhatsApp Business Platform e Instagram.
• Google LLC (Firebase Cloud Messaging) y Apple Inc. (Apple Push Notification service): entrega de notificaciones de la aplicación móvil.
• OpenAI, Inc. y Anthropic, PBC: modelos de lenguaje para las funciones de inteligencia artificial que el cliente active.
• Wompi (Bancolombia S.A.): procesamiento de pagos de InnPay.
• Langfuse: observabilidad de las funciones de inteligencia artificial.
• Autoridades judiciales, administrativas o tributarias, ante requerimiento formal.

• Cifrado en tránsito con TLS 1.2 o superior.
• Cifrado en reposo de volúmenes de almacenamiento y bases de datos.
• Aislamiento de cada cliente en su propio espacio en Kubernetes (AWS EKS).
• Control de acceso por roles y principio de menor privilegio.
• Registros de auditoría y monitoreo, copias de respaldo y recuperación ante desastres.
• Revisión periódica de permisos, credenciales y configuraciones.

Conservamos los datos mientras sean necesarios para las finalidades descritas y, después, durante los plazos que exige la normativa comercial, contable y tributaria colombiana (por regla general, hasta diez años desde la terminación de la relación contractual). Cumplidos esos plazos, los eliminamos de forma segura o los anonimizamos de manera irreversible. Los datos tratados como Encargado se conservan según las instrucciones del cliente y el contrato.

El sitio web y la plataforma web InnChat pueden usar cookies técnicas y de funcionalidad. Usted puede configurar su navegador para rechazarlas o eliminarlas, aunque algunas funciones podrían dejar de operar.

Nuestros servicios y la aplicación móvil están dirigidos a empresas y a personas mayores de 18 años. No recolectamos conscientemente datos de menores; si detectamos alguno sin la autorización de sus representantes, lo eliminamos.

Publicaremos cualquier cambio sustancial en esta página y lo informaremos a nuestros clientes por correo electrónico con al menos diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es la autoridad de protección de datos personales en Colombia: www.sic.gov.co.